Urutan menyiapkan SiPacul untuk organisasi baru

Halaman ini untuk Pemilik dan Admin yang menyiapkan SiPacul untuk organisasinya. Ikuti urutan di bawah, karena setiap langkah membutuhkan data dari langkah sebelumnya. Contohnya, siklus budidaya membutuhkan komoditas, SOP, dan petak yang sudah ada.

Siapkan data di kertas atau Excel lebih dulu, lalu masukkan sekaligus. Banyak kode (kode organisasi, kode lahan, kode komoditas, kode kontrak, kode siklus) diisi otomatis dan tidak bisa diubah setelah disimpan. Periksa dulu sebelum menekan tombol simpan.

Siapa yang bisa

Peran	Langkah yang dikerjakan
Pemilik	Semua langkah, termasuk penyiapan awal dan mengatur siapa boleh melihat biaya budidaya
Admin	Langkah 1 sampai 8, kecuali mengatur izin biaya Agronom
Agronom	Langkah 3 (komoditas dan SOP) dan langkah 7 (musim tanam)
Petugas lapangan	Langkah 6 (petani mitra) dan langkah 7, hanya di lahan pengawasannya
Keuangan	Langkah 8 (biaya dan modal)
Operator	Langkah 7 (musim tanam)

Nama peran di SiPacul

Peran	Tugas di SiPacul
Pemilik	Semua hal, termasuk mengatur siapa boleh melihat biaya budidaya
Admin	Anggota, profil, lahan, kontrak, master data, operasional, dan keuangan
Keuangan	Biaya, modal, penjualan, pembayaran, dan bagi hasil
Operator	Aktivitas budidaya, panen, dan penjualan lapangan
Agronom	Komoditas, SOP, rencana dan evaluasi budidaya
Petugas lapangan	Mendaftarkan petani mitra; mencatat aktivitas dan panen, hanya di lahan yang ditugaskan
Petani	Melihat lahannya sendiri (masuk dengan nomor HP)
Investor	Melihat musim tanam yang ia danai

Langkah 0: penyiapan awal (Pemilik, satu kali)

Organisasi baru biasanya sudah disiapkan oleh pengelola SiPacul, dan Anda tinggal masuk. Bila Anda diminta melakukan Penyiapan awal sendiri, siapkan:

Nama organisasi, dan nama badan usaha bila ada (misalnya PT …).
Kode organisasi singkat: huruf, angka, tanda hubung, atau garis bawah, paling banyak 30 karakter. Kode ini tidak bisa diubah.
Zona waktu, misalnya Asia/Jakarta untuk WIB.
Email Pemilik yang aktif dan password baru (minimal 12 karakter, ada huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol).
Kode penyiapan dari pengelola SiPacul.

Isi formulir, lalu klik Buat organisasi. Bila gagal, isian password dan kode penyiapan dikosongkan dan harus diketik lagi. Setelah berhasil, masuk dengan akun Pemilik. Caranya ada di Masuk dan mengenal layar SiPacul.

Langkah 1: profil usaha (Pemilik atau Admin)

Di mana: Organisasi › Profil Organisasi, lalu Simpan perubahan.

Periksa nama organisasi dan nama badan usaha sesuai dokumen resmi. Nama ini muncul di berita acara dan kuitansi.
Periksa zona waktu. Zona waktu dipakai untuk semua tanggal dan jam di SiPacul.

Kop surat, alamat, logo, dan NPWP belum bisa diatur sendiri.

Langkah 2: anggota dan peran (Pemilik atau Admin)

Di mana: Organisasi › Anggota & Akses, tombol Tambah anggota.

Siapkan satu baris per orang: nama, email aktif, dan peran (Admin, Keuangan, Operator, Agronom, Petugas lapangan, atau Investor).
Untuk email yang belum punya akun SiPacul, isi Password awal dan Ulangi password (minimal 12 karakter dengan huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol). Serahkan password itu langsung ke orangnya, bukan lewat chat. Orang itu diminta membuat password sendiri saat pertama masuk. Bila emailnya sudah punya akun, kosongkan isian ini; password lamanya tetap berlaku.
Bila seseorang lupa password, buka anggotanya lalu atur ulang password. SiPacul menampilkan password sementara satu kali saja. Catat, serahkan langsung ke orangnya, lalu klik Sudah saya catat.
Peran Petani tidak dibuat di sini, tetapi di Lahan › Petani Mitra (langkah 6).
Persetujuan setoran modal butuh dua orang: orang yang mencatat setoran tidak boleh menyetujuinya sendiri. Pastikan ada minimal dua orang Pemilik atau Admin.
Untuk Agronom, Pemilik bisa menyalakan atau mematikan Biaya budidaya di detail anggota. Bawaannya menyala. Bila dimatikan, Agronom tetap bisa mencatat bahan dan alat, tetapi angka rupiahnya disembunyikan.

Cek: daftar anggota menampilkan semua orang dengan peran yang benar. Minta satu orang dari setiap peran mencoba masuk.

Langkah 3: komoditas dan SOP (Pemilik, Admin, atau Agronom)

Di mana:

Perencanaan › Komoditas. Buat kategori dulu dengan Tambah kategori, baru Tambah komoditas.
Perencanaan › SOP Budidaya, tombol Tambah SOP. Tahapan ditambahkan setelah SOP disimpan, lewat Tambah tahapan.

Siapkan untuk setiap SOP: komoditasnya, nama SOP, dan tabel tahapan berisi nama tahapan, hari pelaksanaan (0 = hari tanam, angka minus = persiapan sebelum tanam), lama pengerjaan dalam hari, dan wajib atau tidak.

Komoditas SOP tidak bisa diganti setelah disimpan.
Jangan lupa tanda minus untuk tahap persiapan lahan.
Di detail SOP, Unduh SOP membuat PDF dan Unduh Excel membuat daftar tahapan. Cetak dan minta Agronom memeriksa urutan harinya.

Langkah 4: lahan, petak, dan kontrak sewa (Pemilik atau Admin)

Di mana:

Lahan › Lahan & Petak, tombol Tambah lahan. Petak ditambahkan di detail lahan dengan Tambah petak.
Lahan › Kontrak Sewa Lahan, tombol Buat draf kontrak, lalu Konfirmasi.

Perhatikan:

Lahan sewa harus berstatus penguasaan Sewa. Kontrak tidak bisa dibuat untuk lahan berstatus lain.
Jumlah luas petak tidak boleh melebihi luas lahan.
Nilai sewa diisi untuk seluruh periode kontrak. Luas tidak diisi di kontrak; luas diambil dari data lahan.
Periode dua kontrak di lahan yang sama tidak boleh tumpang tindih.
Pembayar sewa hanya bisa diisi sekali, dan kontrak yang sudah dikonfirmasi tidak bisa diubah. Periksa draf dulu.
Sewa lahan jangan dicatat lagi sebagai biaya. SiPacul menghitung sewa per musim dari kontrak.

Lahan & Petak dan Kontrak Sewa Lahan punya Unduh PDF dan Unduh Excel. Di detail kontrak, Unduh BA serah terima membuat berita acara awal atau akhir sewa.

Langkah 5: lahan pengawasan Petugas lapangan (Pemilik atau Admin)

Di mana: Organisasi › Anggota & Akses, pilih orangnya, lalu bagian Lahan pengawasan › Atur lahan.

Petugas lapangan hanya melihat dan mengisi data di lahan yang dicentang. Tanpa lahan pengawasan, ia tidak melihat data apa pun.
Menyimpan berarti mengganti seluruh daftar. Centang semua lahan yang benar, bukan hanya yang baru.
Untuk Investor, bagian Musim tanam yang didanai diatur setelah musim tanamnya dibuat (langkah 7).

Langkah 6: petani mitra (Pemilik, Admin, atau Petugas lapangan)

Di mana: Lahan › Petani Mitra, tombol Daftarkan petani.

Siapkan satu baris per petani: nama lengkap, desa, nomor HP bila petani akan memakai aplikasi, dan lahan yang digarap.
Petugas lapangan wajib memilih minimal satu lahan pengawasannya.
Untuk akun petani, centang pilihan membuat akun dengan nomor HP saat mendaftar, atau buat akunnya nanti dari detail petani. Password sementara tampil sekali saja; serahkan langsung kepada petaninya.
Satu nomor HP hanya untuk satu orang, dan nomor HP tidak bisa diubah setelah akun dibuat.

Langkah 7: musim tanam (Pemilik, Admin, Operator, Agronom, atau Petugas lapangan)

Di mana: Budidaya › Siklus Budidaya, tombol Buka siklus. Caranya ada di Membuka siklus baru dan mengubah rencananya.

Siapkan satu baris per musim per petak: nama musim, komoditas, lahan dan petak, SOP, luas tanam, tanggal mulai rencana, dan perkiraan panen.
Komoditas, lahan, dan petak tidak bisa diganti setelah disimpan. Setelah siklus dimulai, luas, jadwal, dan SOP terkunci.
Satu petak hanya boleh punya satu musim yang berjalan, dan jadwalnya tidak boleh bertabrakan.
Setelah siklus dibuat, rencanakan pekerjaannya di Aktivitas Budidaya › tab Rencana SOP. Lihat Merencanakan pekerjaan dari SOP.
Bila ada Investor, kembali ke langkah 5 untuk menautkan Investor ke musim tanam yang ia danai.

Biaya: Uang › Pengeluaran. Pilih siklus budidaya dulu, lalu Catat biaya. Biaya baru dihitung setelah Konfirmasi biaya. Biaya bahan, tenaga kerja, alat, dan jasa yang sudah dicatat di aktivitas jangan dicatat lagi di sini.

Modal: Uang › Bagi Hasil, pilih siklus budidaya, lalu buka langkah Modal. Pakai Catat setoran atau Catat komitmen, lalu minta Pemilik atau Admin yang lain menyetujuinya. Pakai kode dan nama pemberi modal yang sama di semua catatan.

Di akhir musim, berita acara pembagian hasil dicetak dan ditandatangani semua pihak (perusahaan, investor, dan mitra). Hasil pindaian atau fotonya (JPG, PNG, atau PDF, paling besar 10 MB) diunggah di penyelesaian bagi hasil beserta tanggal tanda tangannya. Pembayaran hak tidak bisa dikonfirmasi sebelum berita acara bertanda tangan diunggah; ini pengaman, bukan galat.

Panduan langkah demi langkah untuk Pengeluaran dan Bagi Hasil menyusul.

Setelah semua langkah

Minta setiap peran masuk dan memastikan hanya melihat yang boleh dilihat.
Simpan cetakan BA serah terima lahan, SOP, daftar lahan, daftar kontrak, dan daftar petani mitra yang sudah ditandatangani.
Mulai pencatatan harian. Operator bisa memulai dari Mulai cepat untuk Operator.

Kesalahan umum

Yang terlihat	Artinya	Yang perlu dilakukan
Kontrak sewa tidak bisa dibuat untuk sebuah lahan	Status penguasaan lahan bukan Sewa	Ubah status lahan menjadi Sewa, lalu buat kontrak
Petugas lapangan tidak melihat data apa pun	Ia belum punya lahan pengawasan	Kerjakan langkah 5
Siklus tidak bisa dibuka karena SOP tidak ada di pilihan	SOP dibuat untuk komoditas lain, atau SOP tidak aktif	Periksa komoditas SOP di Perencanaan › SOP Budidaya
Biaya musim terlalu besar	Biaya dicatat dua kali, di aktivitas dan di Pengeluaran, atau sewa lahan dicatat sebagai biaya	Batalkan catatan yang ganda di Pengeluaran
Setoran modal tidak bisa disetujui	Orang yang mencatat tidak boleh menyetujuinya sendiri	Minta Pemilik atau Admin lain menyetujuinya